Existem muitos mitos sobre como comandar um escritório para advogados. No entanto, é preciso desmistificar a gestão de escritórios de advocacia para que todos possam alcançar um sucesso maior nessa área.
Para muitos advogados, que não aprendem noções avançadas de gestão na faculdade, gerir um escritório de advocacia é como pilotar um foguete: completamente impossível. No entanto, isso é possível sim. Basta ter uma estratégia e seguir alguns passos simples. Quer saber quais? Veja o restante do artigo.
1. Defina um objetivo para a gestão
Uma boa gestão de escritório começa, claro, com o estabelecimento de uma meta. Ela pode ser financeira, profissional, jurídica ou de qualquer outra natureza. Depende da própria empresa estabelecer qual o seu objetivo em curto, médio e longo prazo.
Para alguns, o objetivo será ter um faturamento de R$ 50.000,00 mensais. Para outros, inocentar todos os clientes. Já para um terceiro escritório, pode ser participar de casos que mudam a percepção do Direito no Brasil.
No entanto, todos os escritórios que querem ter uma gestão otimizada precisam de uma meta. Afinal, é ela que vai dizer se a empresa está na direção correta ou não.
2. Lidere pelo exemplo dado aos colaboradores
O fundador do escritório (ou os sócios fundadores) precisam entender que se tornam líderes da equipe e, por causa disso, devem agir de forma coerente ao cargo.
Imagine, por exemplo, que um conjunto de 3 colegas de faculdade abrem um escritório para tratar de casos de Direito Penal e Tributário. Eles precisam contratar secretárias e, dependendo no nível dos casos, ajudantes para pesquisas de jurisprudência e outros detalhes.
De repente, o que era um escritório de 3 pessoas passa a abrigar 9 pessoas: os 3 advogados, três ajudantes e uma secretária para cada um.
Todos esses 6 profissionais colaboradores devem ser liderados e, para que a empresa alcance bons resultados de gestão, é importante que eles vejam o exemplo correto, ou seja: não dá para pedir hora extra, se você não faz hora extra. Não dá para pedir foco e concentração enquanto se está no Facebook ou WhatsApp.
3. Use métodos de gestão para melhores resultados
Existem diversos métodos de gestão e sistemas de organização de uma empresa ou escritório de advocacia que devem ser usados para obter os melhores resultados. Um deles, por exemplo, é o Balanced Scorecard (BSC).
Em poucas palavras, o BSC é um sistema que foca os esforços da companhia nas ações prioritárias, evitando a dispersão de recursos e ações da empresa em outras áreas. Para que isso seja usado, é preciso que cada pessoa saiba exatamente o que ela deve fazer todos os dias, a fim de que a empresa alcance o melhor resultado possível.
No entanto, existem outros métodos também. Um deles é o famoso Ciclo PDCA, cuja sigla vem de Plan, Do, Check, Adjust ou, em português, Planeje, Faça, Verifique, Ajuste.
Descubra qual método funciona melhor para o seu escritório e o implemente para que os melhores resultados apareçam.
4. Use tecnologia para otimizar a gestão de advogados
Atualmente, qualquer empresa, de qualquer segmento ou tamanho, que não usa tecnologia não consegue otimizar a sua gestão. Mesmo que as coisas andem bem, ainda haverá uma grande margem para melhorar – e os concorrentes usarão esse espaço.
Por isso, é essencial que o advogado use um software jurídico para obter melhores resultados em sua gestão, especialmente um que tenha Inteligência Artificial e computação em nuvem como ferramentas.
O programa jurídico é essencial, pois ajuda a otimizar o gerenciamento dos processos do profissional. A IA auxilia ao propor ações e capturar desenvolvimentos nos processos geridos pelo advogado de maneira automática, poupando tempo e recursos.
Já a computação em nuvem ajuda a deixar todo o trabalho mais seguro e facilmente acessível, além de muito mais leve e sem precisar de espaço físico para armazenamento.
Além disso, um software jurídico de qualidade terá funções que ajudam a organizar prazos, datas e informações dos clientes, garantindo que o trabalho interno do escritório seja realizado da melhor maneira possível, sem erros ou falhas que possam colocar em risco os casos em andamento.
5.Trabalhe em um coworking
Uma percepção que muitos advogados têm, seja em começo de carreira, seja quem já está avançado, é que é preciso ter um escritório próprio. Para atingir esse objetivo, o profissional chega a preferir estar pessimamente localizado só para ter um “escritório seu”.
Uma das novidades que o mundo contemporâneo tem para otimizar a gestão do trabalho de advogados é poder trabalhar em coworking, que fica numa localização muito melhor a um custo baixo.
Você pode ficar desconfiado de trabalhar em um coworking, mas existem várias vantagens de fazer isso. Para começo de conversa, o espaço compartilhado vem a um custo muito mais acessível. Para quem precisa de um bom lugar para trabalhar, mas não tem muito como investir, a novidade é excelente. Além disso, não existem custos fixos de água, luz, telefone, limpeza e outros.
Ademais, o coworking é um ótimo lugar para fazer networking, especialmente para um advogado que pode trabalhar com profissionais liberais que sejam da área de TI, publicidade e outras áreas.
Para quem tem problemas com a gestão de ações, o coworking permite ter mais foco ao não ter as distrações normais de um escritório, além de ser obrigado a trabalhar sem procrastinar por causa das pessoas por perto.
6. Analise os resultados continuamente
Otimizar a gestão de um escritório de advocacia ou de qualquer outra empresa é, antes de mais nada, um processo contínuo e infindável. Exatamente: nunca vai chegar o momento em que o seu escritório estará “perfeito”.
Esse é justamente o ponto.
É preciso trabalhar de maneira a analisar os resultados constantemente e buscar sempre obter um desempenho melhor, mais equilibrado e com custos menores.
Por essa razão, é essencial estabelecer métricas para acompanhar e buscar entender quais fatores alteram de maneira positiva ou negativa esses indicadores, para que possa estabelecer ações que ajudarão a empresa a alcançar os melhores resultados possíveis.
Seguindo esses 6 passos simples, será possível otimizar a gestão do seu escritório para advogados e conseguir melhores resultados em sua atuação profissional. No entanto, lembre-se que o trabalho é contínuo e nunca estará encerrado.
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