O escritório virtual chegou para fazer parte de um contexto no qual as relações de trabalho se renovam num piscar de olhos e a cada momento novas formas de gerar e movimentar negócios ganham inovações.

Desde os anos 1990, os escritórios virtuais se tornaram uma opção barata e acessível para empresas de variados portes e profissionais liberais que precisam de um espaço bem estruturado para trabalhar.

Os chamados escritórios virtuais são espaços instalados em locais estratégicos que oferecem uma boa infraestrutura e serviços exclusivos e personalizados.

Nestes locais existem salas privativas, espaços compartilhados (coworking), salas de reunião, recepcionista e serviços administrativos como impressão, digitalização e até motoboy. O leque de serviços varia de acordo com o porte do ESCRITÓRIO VIRTUAL.

E esse jeito estratégico de trabalhar só cresce. De acordo com o CENSO COWORKING BRASIL 2017, um total de 210 mil pessoas circulam a cada ano por esses escritórios virtuais, movimentando 82 milhões de reais.

Só no Brasil, espaços como esses apresentam um crescimento médio anual de 20%, de acordo com a ASSOCIAÇÃO NACIONAL DE COWORKING E ESCRITÓRIOS VIRTUAIS (ANCEV), de São Paulo. Em 2016, o número de escritórios virtuais era de 695.

Continue lendo este artigo para conhecer melhor as facilidades de um escritório virtual o quão interesse ele pode ser para o seu negócio.

Vantagens de um escritório virtual

Tanto o profissional autônomo, liberal quanto empresas de pequeno, médio e até grande porte podem encontrar pontos positivos na hora de contratar os serviços de um escritório virtual. Nós enumeramos alguns deles.

Custo reduzido: o número de pessoas dispostas a empreender cresce a cada dia, porém, nem sempre o dinheiro guardado pode financiar todo o projeto. Neste caso, começar e manter a empresa dentro de um escritório virtual é uma ótima saída. Isso porque o profissional terá à disposição diferentes serviços por um custo bem atrativo.

Serviços variados: o contratante terá direito à recepcionista, uma linha de telefone exclusiva com atendimento personalizado para receber chamadas de clientes e prospects, salas de reuniões  de diversos tamanhos e até copa para lanches rápidos e  um café durante os papos comerciais.

Endereço comercial: outra vantagem, talvez uma das mais importantes dos escritórios virtuais, é a possibilidade de ter um endereço comercial. Ao possuir um local físico, a empresa oferece mais segurança para os clientes, o que aumenta as chances de fechamento de negócios de sucesso.

Maior interação: alguns escritórios virtuais possuem um pool de serviços e profissionais, de diferentes expertises, que podem ajudar ao empreendedor inicial com novas parcerias e descontos. Veja outras vantagens AQUI.

Desvantagens de um escritório virtual

Apesar da gama de vantagens, os escritórios virtuais também possuem pontos que precisam ser analisados com cuidado. Saiba quais são eles:

Não ter um local para chamar de seu: é claro que você gostaria de receber os amigos, clientes, colocar a sua cara… nesse cenário nem sempre será possível. Muitos escritórios virtuais tem um” jeitão corporativo”, mas alguns são bem modernos. Procure um local que combine com o seu jeito.

Atenção ao seu número de telefone: pode ser que você tenha que fazer material de divulgação de sua empresa, geralmente impresso, então utilizar um número fixo da empresa de escritório virtual pode se tornar um problema, caso tenha que utilizar os escritórios virtuais por pouco tempo.

escritório virtual

Sala de Reunião – Unidade Berrini

A legislação pode atrapalhar o seu projeto?

Os escritórios virtuais são uma estratégia viável e econômica para profissionais liberais e empresas dos mais diferentes portes e ramos. Porém, a legislação limita algumas empresas de utilizarem esses serviços. Veja quais são:

Empresas que dependem de IE (Inscrição Estadual): esse registro define que a empresa comercializa algum tipo de produto e, por isso, tem cadastro no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Sendo assim, empresas desse ramo podem utilizar apenas o espaço físico do escritório, desde que tenham uma sala exclusiva.

Gráficas: a grande quantidade de maquinários utilizados por empresas desse segmento as impede de ocupar um escritório virtual. Somente a parte administrativa pode fazer uso desse serviço.

Imobiliárias e construtoras: a lei não permite que empresas que comercializam imóveis ou que atuam no ramo de construção e edificação utilizem os escritórios virtuais. Neste caso, empresas do ramo devem procurar salas ou escritórios em locais tradicionais.

Vale lembrar que a lista de documentos exigida para contratação de escritórios virtuais pode variar de acordo com o local e porte da empresa a ser contratada.

Escritório virtual e Coworking: são a mesma coisa?

Muitas pessoas confundem quando falamos em COWORKING e escritório virtual. Há empresas que podem oferecer as duas modalidades, mas elas possuem diferenças.

O coworking oferece mesas e estações de trabalho para pessoas de diferentes expertises que precisam de um espaço para dar andamento às suas atividades por horas, dias, semanas ou meses.

A gama de serviços geralmente é menor do que em escritórios virtuais, uma vez que o contratante paga apenas por uma estação de trabalho. Esse formato mais colaborativo acaba unindo fisicamente pessoas que podem trocar informações e negócios.

Já o escritório virtual é focado em pessoas e empresas que precisam de um endereço para fazer o devido registro de seu negócio e para receber correspondências, um atendimento telefônico personalizado e também pessoas para reuniões de negócios.

Quem contrata os serviços de um escritório virtual tem a chance de optar pelo endereço comercial ou fiscal. Falaremos sobre isso logo mais.

Assim como em um coworking, pessoas de diferentes ramos de atividade acabam dividindo o mesmo espaço em um escritório virtual. Porém, neste caso, a interação nem sempre é o foco do negócio.

Há quem diga que os coworkings nasceram junto com os escritórios virtuais, porém, em seu ARTIGO, o advogado tributarista Raul Haidar diz que se tem registro deste tipo de trabalho colaborativo desde 1963.

O autor conta que, nessa época, no centro da cidade de São Paulo, uma moça portuguesa abriu um grande galpão com salas, mesas e estações telefônicas para abrigar profissionais de diferentes ramos de atividade. Inclusive o próprio advogado usou as dependências por cerca de 10 anos para sediar seu Curso de Legislação Fiscal.

Os escritórios virtuais, conforme dissemos no início desse artigo, foram criados nos anos 1990, mas tiveram um destaque maior após a crise econômica mundial de 2010, época na qual empresas tiveram que enxugar custos e a taxa de empreendedorismo por necessidade aumentou.

Iniciou-se, então, o boom deste modelo de negócios no Brasil.

Como funciona um endereço fiscal virtual?

Dissemos anteriormente que os escritórios virtuais oferecem duas modalidades: o endereço comercial e o endereço fiscal virtual. O endereço comercial é aquele que você pode utilizar para divulgar a empresa, usar no website e nos cartões de visita. Mas e o endereço fiscal virtual?

Este é utilizado para fazer o devido registro no contrato social, uma vez que os órgãos de fiscalização pedem que toda empresa tenha um endereço de funcionamento para ser utilizado nos documentos oficiais da empresa, como inscrição estadual e municipal e CNPJ.

Os escritórios virtuais oferecem esse serviço, como forma de minimizar os custos para regularização da empresa e evitar problemas futuros.

É possível sim ter uma empresa virtual

Empreender é um desejo cada vez mais forte entre os brasileiros. Uma PESQUISA da Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro (Firjan) feita em nove cidades do mundo, incluindo Rio de Janeiro e São Paulo, e divulgada em janeiro de 2017, revelou que dois em cada três jovens brasileiros querem empreender.

Outro dado, fruto de uma pesquisa do SEBRAE, revela que, na população adulta, a cada 10 indivíduos, quatro já empreendem. Com as inúmeras mudanças econômicas, o empreendedorismo por necessidade aumentou.

E como sabemos o quanto a legislação brasileira é complexa, nada melhor do que procurar caminhos alternativos e legalmente viáveis para abrir a própria empresa, não é verdade? Por isso, os escritórios virtuais se enquadram perfeitamente nesses moldes. Com responsabilidade e dedicação, iniciar uma empresa virtual não é nenhum bicho de sete cabeças.

Com esta nova maneira de trabalhar, remotamente, e de fazer negócios, ao invés de gastar parte do faturamento da empresa com infraestruturas e salas que não são utilizadas diariamente, o empreendedor pode recorrer aos escritórios virtuais e desfrutar de acomodações confortáveis, profissionais e serviços personalizados por preços que cabem no bolso.

Como revelamos no início deste artigo, só em 2016 existiam quase 700 escritórios virtuais, o que nos faz crer que abrir uma empresa virtual é um ótimo negócio. Além da relação custo-benefício, sua empresa pode usar estes espaços virtuais para expandir negócios e explorar o potencial econômico de outras cidades. Isso porque seu endereço comercial não precisa ser o mesmo do endereço fiscal.

Quais os cuidados para contratar um escritório virtual?

Ao longo desse artigo pudemos mostrar para você o quão vantajoso é apostar em escritórios virtuais. Custo-benefício, serviços exclusivos, oportunidade de conhecer pessoas com outras expertises que podem ajudar a fomentar o seu negócio, entre outros pontos positivos.

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Recepção – Unidade Berrini

Para que você seja bem-sucedido na hora de escolher o seu escritório virtual, seguem algumas dicas:

Localização: analise bem onde deseja instalar sua empresa e pense de que forma esse local pode favorecer seus negócios. Escolha um local que seja fácil para você e seus clientes chegarem. Além disso, um bom endereço aumenta a valorização de uma empresa.

Infraestrutura: não se empolgue com fotos divulgadas no site do escritório virtual. Vá até o local e procure olhar com cuidado as dependências. Veja se o tamanho das salas privativas e de reuniões são adequadas para os seus objetivos profissionais e se os equipamentos e móveis estão em bom estado. Lembre-se que será neste local que sua empresa vai ficar.

Serviços: veja quais são os serviços que o escritório virtual oferece e quais deles você precisa. Quanto maior o leque de benefícios, maior pode ser o valor dos aluguéis. Por esse motivo, saiba de antemão que tipo de serviços você deseja receber e oferecer ao cliente.

E já que estamos falando de escritório virtual, você já conhece a MY PLACE OFFICE? Ela está entre os cinco maiores espaços de coworking e locação de escritórios virtuais do Brasil, com 16 unidades espalhadas por quatro estados brasileiros – São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte e Espírito Santo –, totalizando 3 mil clientes.

A My Place Office surgiu em 2009, com o nome de Espaço Berrini, área nobre da cidade de São Paulo, com o objetivo de oferecer apoio de infraestrutura e desburocratizar a abertura de micro e pequenas empresas. Os interessados têm à disposição escritórios virtuais, estações de trabalho (coworking) salas de reunião e salas privativas bem estruturadas.

Os contratos de escritórios virtuais podem ser assinados virtualmente, com validade jurídica, e o profissional pode trabalhar em qualquer unidade da My Place Office. Entre os outros diferenciais estão uma equipe própria de atendentes, número de telefone exclusivo com atendimento personalizado para empresas e recebimento de correspondências.

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