Muitas pessoas não sabem o que significa um escritório virtual, mas nós, que somos especializados nesse assunto e apoiamos vários cases de sucesso, podemos afirmar: esse serviço é muito útil para pequenos empreendedores que estão se estabelecendo ou até mesmo para empresas já consolidadas no mercado e que desejam mais visualização no mercado. Algumas empresas de escritórios virtuais aproveitaram a crescente demanda para este tipo de serviço como uma oportunidade de negócio, bem como forma de incentivo ao empreendedorismo. Embora existam outras terminologias utilizadas para designar este tipo de negócio, como escritórios inteligentes, escritórios temporários ou centros de negócios, a denominação escritório virtual tornou-se referência para este segmento de prestação de serviços.

Um escritório virtual, em sua maioria, é composto por um atendimento telefônico personalizado com o nome da empresa ou profissional, gerenciamento de correspondências e o uso de endereço comercial. Certamente, esse serviço é muito útil porque oferece uma série de facilidades e vantagens aos usuários. Mas como será que surgiu essa ideia? É isso que iremos contar agora!

Na década de 1950, a literatura sobre a mudança tecnológica em vigor sugeriu que as telecomunicações, ao se combinarem com a tecnologia de computação, permitiriam a realocação do trabalho fora do escritório tradicional. Em 1973, Jack Niles cunhou o termo “teletrabalho”, que significava basicamente mover o trabalho até o trabalhador, ao invés do contrário. O autor referiu-se ao uso da tecnologia para evitar o deslocamento dos colaboradores de uma empresa, possibilitando desta maneira o trabalho a distância.
Vianna (1997) diz que, para as organizações, o século XXI começou em 1º de janeiro de 1990 e previu que algumas revoluções, como a da tecnologia, a da globalização, a da gestão, a da economia e a da natureza humana fariam parte do nosso cotidiano. Na época, o autor afirmou que o conhecimento e a tecnologia iriam dobrar a cada 80 dias, deixando de ser a cada dois anos! Isso de fato aconteceu. A partir do binômio redes de comunicação (linhas móveis de telefone) e tecnologia da informação, principalmente computadores portáteis e internet, foi possível a criação de novas formas de comunicação a distância e, por consequência, de novas maneiras, exigências e direcionamento de trabalho. Este avanço permitiu a desvinculação das empresas de sua localização física, tornando-as “virtuais”, com a infraestrutura descentralizada e fora da área física da empresa. Várias organizações adotaram este modelo inovador, uma moderna e econômica forma de trabalho, também para seus colaboradores. Apesar da tendência de mudança na geografia laboral já ter sido premeditada décadas antes, o escritório virtual não estava especificamente no radar dos diversos pensadores nas últimas décadas do século XX. Ao contrário, surgiu de forma natural, na década de 80, com a gradual terceirização dos serviços de escritórios convencionais.

A história nos conta que os escritórios virtuais surgiram nos Estados Unidos, com James Blain. Em 1983, em Troy, Michigan, ele arrendou escritórios com infraestrutura para empresas startup, em locações flexíveis. De acordo com a cronologia, a primeira aplicação comercial de um escritório virtual ocorreu em 1994, por motivos pessoais. Após o nascimento da sua filha, Ralph Gregory fundou a “Incorporação de Escritórios Virtuais.” (The Virtual Office, Inc.) com o intuito de conseguir ter mais tempo para a família. Na época, já havia grande necessidade por uma solução mais flexível para trabalhos remotos e, ao prever essa grande lacuna nesse tipo de serviço, deu origem ao que é agora um modelo de negócio multimilionário na indústria global.
Mark Dixon (2013)[1] também vislumbrou um nicho de mercado devido a uma necessidade pessoal: a falta de escritórios disponíveis para pessoas que viajavam a negócios, muitas vezes forçados a trabalhar a partir de hotéis. Dixon viajava frequentemente a negócios e identificou a necessidade de espaços que pudessem fornecer serviços administrativos, de manutenção, de pessoal e que estivessem disponíveis para que as empresas os utilizassem como uma base móvel. Assim, em 1989, o empresário inglês criava o seu primeiro centro de negócios em Bruxelas, a Regus, que hoje é listada na Bolsa de Valores de Londres, opera em 850 cidades (sendo 11 no Brasil) e possui locais físicos em 106 países click for more info. Na presente data, são mais de 3.000 centros de negócio e com 2,1 milhões de membros, o que a torna a maior fornecedora de espaços de trabalho flexíveis no mundo.

De acordo com Lopes (2009) do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), os escritórios virtuais apareceram no Brasil em 1992. A ideia inicial era criar uma estrutura que proporcionasse redução de despesas para as grandes empresas multinacionais com sede no Brasil, mas o modelo tornou-se rapidamente conveniente também para os profissionais liberais e freelancers [2] dos vários ramos de atividades. Segundo pesquisa feita para plano de negócios da My Place office em 2010, nota-se que houve uma maior procura por escritórios virtuais no Brasil após a crise mundial de 2008/2009. Várias empresas independentes tiveram que reestruturar suas bases e esse modelo de negócio tornou-se a uma ótima opção, sendo cada vez mais comum como ambiente corporativo, principalmente em São Paulo, cidade com o maior número de ofertas desta iniciativa no Brasil. Antônio Martines, presidente da Ancev (apud DÁVILA, 2015), estima que hoje existam em funcionamento no país cerca de 1.000 espaços deste tipo, com 260 somente na maior cidade da região sudeste do Brasil.

[1] DIXON, Mark. citado em History of Virtual Offices, 2013. Disponível em: http://www.90statestreet.com/history-virtual-offices/ Acesso em: 10 set. 2015.
[2] Expressão de origem inglesa para profissionais liberais.

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Abraços,

Viviani Cabral