A tecnologia mudou a maneira como fazemos várias coisas. Por exemplo, para assinar documentos ou contratos, nem sempre é necessário que você saia de casa. Afinal, você pode assinar seus documentos de forma eletrônica. O que é uma assinatura eletrônica? Aqui, no blog do My Place Office, você entenderá para que serve esse processo e como aplicá-lo no seu dia a dia.
Antes de saber o que é uma assinatura eletrônica, é preciso entender que ela é usada em diversos segmentos. Por exemplo, em bancos, cartórios, órgãos do governo e até mesmo em empresas voltadas para o comércio. Sejam elas de grande ou de pequeno porte. O que todos sabem é que esse método prático e eficiente veio para ficar.
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma forma de comprovar que você aprova ou concorda com o conteúdo de um documento eletrônico, geralmente, em PDF. Ela pode substituir a nossa assinatura feita de próprio punho e pode ser aplicada a diversos tipos de processos. Além de ser segura e confiável, ela apresenta diversos benefícios quando colocada em prática.
Por exemplo, ela é garantida por lei e alguns tipos de assinatura têm validade em diversos países. Do mesmo modo, ela também facilita o trabalho quando se trata de assinar um grande volume de documentos. Quando se trata da economia de papéis, esse recurso ajuda a poupar várias impressões e papéis usados. Além disso, economiza tempo. Confira mais vantagens desse processo:
- Reduzir custos;
- Autenticar documentos e contratos;
- Garante mais segurança;
- Protege a privacidade de dados confidenciais;
- Elimina o trabalho com tarefas operacionais em empresas.
Tipos de assinatura eletrônica
As assinaturas eletrônicas podem ser classificadas como simples, avançadas e qualificadas. A seguir, você verá o que cada uma delas significa e alguns exemplos.
- Assinatura eletrônica simples: são usadas para validar documentos e formulários para representar consentimento. Nem sempre esse modelo garante validade jurídica. Geralmente, elas pedem dados comuns para verificar sua identidade. Esses dados podem ser a senha para desbloquear a tela do celular ou seu endereço de e-mail. Alguns exemplos de assinaturas simples são símbolos, rubricas ou até mesmo sons;
- Assinatura eletrônica avançada: envolve criptografia. Em outras palavras, usa recursos matemáticos e de programação para certificar a identidade do assinante. Desse modo, ela garante integridade nos documentos que você ou sua empresa precisa assinar. Apesar de mais segura do que a simples, nem sempre a criptografia está presente em toda a trilha percorrida pela assinatura;
- Assinatura eletrônica qualificada: esse tipo possui o mesmo valor jurídico da assinatura de próprio punho. Além disso, são reconhecidas por diversos países da Ásia, África e por toda a União Europeia. Essa é uma excelente maneira de padronizar documentos e processos de empresas multinacionais, por exemplo.
Documentos assinados eletronicamente têm validade pela lei?
Sim. Do mesmo modo que a assinatura feita à mão, ela indica que o assinante concorda e afirma que o conteúdo do documento é verdadeiro. A lei valida formulários de pessoas físicas ou jurídicas que registram essa ação. A assinatura eletrônica é uma prova de que o assinante assume a responsabilidade atribuída no documento. Assim, ele se torna autêntico.
Esse modelo possui validade jurídica. E também possui o mesmo valor de uma assinatura feita à caneta. A única diferença entre as suas é o meio físico ou digital. Afinal, assinar eletronicamente só tem valor no ambiente virtual.
Quem pode utilizar esse recurso?
Você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, vamos falar sobre quem pode ter acesso a essa forma de validar documentos. Empresas e pessoas físicas podem optar por assinar dessa forma. Contudo, é preciso avaliar a necessidade do recurso. Afinal, ele é feito por meio de sistemas que geram custos para garantir que os formulários eletrônicos são verdadeiros.
Antes de ter sua assinatura eletrônica avalie se ela será utilizada em seu dia a dia ou nos processos da sua empresa. Depois de avaliar essa relação de custo-benefício, é preciso procurar uma plataforma adequada para você.
Como contratar assinaturas eletrônicas?
Antes de tudo, saiba que esse meio de assinar envolve tecnologias avançadas para garantir a segurança e a veracidade do documento. Além disso, existem várias plataformas confiáveis para realizar o processo. Confira alguns exemplos:
Adobe Sign: essa plataforma permite que você encaminhe documentos com agilidade. Além de segura e confiável, ela permite a criação de um acompanhamento de processos. Assim, você saberá o andamento do status do documento. O Adobe Sign funciona em conjunto com os produtos Microsoft Office;
DocuSign: o aplicativo é ideal para empresas. De forma simples, ele permite que você assine documentos com praticidade e de qualquer lugar. Por meio de sua tecnologia, funciona em integração com diversos sistemas usados em grandes companhias. Além disso, cria padrões de contratos e permite que eles sejam salvos para agilizar o trabalho;
HelloSign: Uma empresa Dropbox, a HelloSign permite que empresas automatizem o processo burocrático de solicitar e acompanhar a aprovação e validação de documentos e contratos. Além disso, possui trilhas de auditoria.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Na maioria das plataformas sua assinatura pode ser feita por um desenho com caneta eletrônica, uma imagem salva com sua rubrica ou até mesmo digitando o seu nome, ou iniciais. Alguns sistemas também solicitam identificações digitais para salvar sua assinatura na nuvem e tornar o processo ainda mais prático e rápido.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Agora que você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, vamos falar sobre suas diferenças em relação a uma assinatura digital. Você aprendeu que é pode ser um desenho, pode ser feita por digitação ou até mesmo ser uma imagem.
Já as assinaturas digitais exigem uma comprovação. Geralmente, uma criptografia. Em outras palavras, a assinatura digital pede senhas, códigos ou outras formas de verificar a identidade do assinante. Quando você assina por meios eletrônicos, isso não é necessário.
My Place Office
Agora que você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, está pronto para trabalhar de forma mais ágil e prática. No My Place Office também queremos facilitar a sua vida. Nossas estruturas físicas e virtuais garantem que o seu trabalho seja feito sem complicações. Tudo isso com o conforto que você, seu time e seus clientes merecem.
A assinatura eletrônica é uma forma de comprovar que você aprova ou concorda com o conteúdo de um documento eletrônico, geralmente, em PDF. Ela pode substituir a nossa assinatura feita de próprio punho e pode ser aplicada a diversos tipos de processos. Além de ser segura e confiável, ela apresenta diversos benefícios quando colocada em prática.
Por exemplo, ela é garantida por lei e alguns tipos de assinatura têm validade em diversos países. Do mesmo modo, ela também facilita o trabalho quando se trata de assinar um grande volume de documentos. Quando se trata da economia de papéis, esse recurso ajuda a poupar várias impressões e papéis usados. Além disso, economiza tempo. Confira mais vantagens desse processo:
-Reduzir custos;
-Autenticar documentos e contratos;
Garante mais segurança;
-Protege a privacidade de dados confidenciais;
-Elimina o trabalho com tarefas operacionais em empresas.
As assinaturas eletrônicas podem ser classificadas como simples, avançadas e qualificadas. A seguir, você verá o que cada uma delas significa e alguns exemplos:
-Assinatura eletrônica simples: são usadas para validar documentos e formulários para representar consentimento. Nem sempre esse modelo garante validade jurídica. Geralmente, elas pedem dados comuns para verificar sua identidade. Esses dados podem ser a senha para desbloquear a tela do celular ou seu endereço de e-mail. Alguns exemplos de assinaturas simples são símbolos, rubricas ou até mesmo sons;
-Assinatura eletrônica avançada: envolve criptografia. Em outras palavras, usa recursos matemáticos e de programação para certificar a identidade do assinante. Desse modo, ela garante integridade nos documentos que você ou sua empresa precisa assinar. Apesar de mais segura do que a simples, nem sempre a criptografia está presente em toda a trilha percorrida pela assinatura;
-Assinatura eletrónica qualificada: esse tipo possui o mesmo valor jurídico da assinatura de próprio punho. Além disso, são reconhecidas por diversos países da Ásia, África e por toda a União Europeia. Essa é uma excelente maneira de padronizar documentos e processos de empresas multinacionais, por exemplo.
Sim. Do mesmo modo que a assinatura feita à mão, ela indica que o assinante concorda e afirma que o conteúdo do documento é verdadeiro. A lei valida formulários de pessoas físicas ou jurídicas que registram essa ação. A assinatura eletrônica é uma prova de que o assinante assume a responsabilidade atribuída no documento. Assim, ele se torna autêntico.
Esse modelo possui validade jurídica. E também possui o mesmo valor de uma assinatura feita à caneta. A única diferença entre as suas é o meio físico ou digital. Afinal, assinar eletronicamente só tem valor no ambiente virtual.
Você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, vamos falar sobre quem pode ter acesso a essa forma de validar documentos. Empresas e pessoas físicas podem optar por assinar dessa forma. Contudo, é preciso avaliar a necessidade do recurso. Afinal, ele é feito por meio de sistemas que geram custos para garantir que os formulários eletrônicos são verdadeiros.
Antes de ter sua assinatura eletrônica avalie se ela será utilizada em seu dia a dia ou nos processos da sua empresa. Depois de avaliar essa relação de custo-benefício, é preciso procurar uma plataforma adequada para você.
Antes de tudo, saiba que esse meio de assinar envolve tecnologias avançadas para garantir a segurança e a veracidade do documento. Além disso, existem várias plataformas confiáveis para realizar o processo. Confira alguns exemplos:
Adobe Sign: essa plataforma permite que você encaminhe documentos com agilidade. Além de segura e confiável, ela permite a criação de um acompanhamento de processos. Assim, você saberá o andamento do status do documento. O Adobe Sign funciona em conjunto com os produtos Microsoft Office;
DocuSign: o aplicativo é ideal para empresas. De forma simples, ele permite que você assine documentos com praticidade e de qualquer lugar. Por meio de sua tecnologia, funciona em integração com diversos sistemas usados em grandes companhias. Além disso, cria padrões de contratos e permite que eles sejam salvos para agilizar o trabalho;
HelloSign: Uma empresa Dropbox, a HelloSign permite que empresas automatizam o processo burocrático de solicitar e acompanhar a aprovação e validação de documentos e contratos. Além disso, possui trilhas de auditoria.
Agora que você já sabe o que é uma assinatura eletrônica, vamos falar sobre suas diferenças em relação a uma assinatura digital. Você aprendeu que é pode ser um desenho, pode ser feita por digitação ou até mesmo ser uma imagem.
Já as assinaturas digitais exigem uma comprovação. Geralmente, uma criptografia. Em outras palavras, a assinatura digital pede senhas, códigos ou outras formas de verificar a identidade do assinante. Quando você assina por meios eletrônicos, isso não é necessário.